怎樣做好會議的預算

組織會議是文秘的主要工作之一，會議場地預算與會議預算不是一個概念，通常而言，會議預算里包括會議場地預算。有些企業開會，通常只會涉及到會議場地。本文是小編為大家整理的怎樣做好會議的預算，僅供參考J4x子文庫范文網

預算J4x子文庫范文網

會議及展覽的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方面：J4x子文庫范文網

1、交通費用J4x子文庫范文網

交通費用可以細分為：J4x子文庫范文網

(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通J4x子文庫范文網

(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。J4x子文庫范文網

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。J4x子文庫范文網

2、會議室/廳費用J4x子文庫范文網

具體可細分為：J4x子文庫范文網

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。J4x子文庫范文網

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通?？上驅I的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。J4x子文庫范文網

(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。J4x子文庫范文網

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。J4x子文庫范文網

對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。J4x子文庫范文網

3、住宿費用J4x子文庫范文網

住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。J4x子文庫范文網

正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。J4x子文庫范文網

4、餐飲費用J4x子文庫范文網

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。J4x子文庫范文網

(1)、早餐J4x子文庫范文網

早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用)J4x子文庫范文網

(2)、中餐及午餐J4x子文庫范文網

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。J4x子文庫范文網

(3)、酒水及服務費J4x子文庫范文網

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。J4x子文庫范文網

(4)、會場茶歇J4x子文庫范文網

此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。J4x子文庫范文網

(5)、聯誼酒會/舞會J4x子文庫范文網

事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認：J4x子文庫范文網

6、視聽設備J4x子文庫范文網

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通?？梢院雎浴Ｈ绻麨榱斯碴P系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：J4x子文庫范文網

●設備本身的租賃費用，通常按天計算J4x子文庫范文網

●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理J4x子文庫范文網

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理J4x子文庫范文網

c、演員及節目J4x子文庫范文網

d、其他——點心、水果及調制色酒J4x子文庫范文網

5、雜費J4x子文庫范文網

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。J4x子文庫范文網

那么，展覽的預算與會議預算相比有什么不同呢?J4x子文庫范文網

展覽預算與會議預算有相同的地方，也有不同的地方——J4x子文庫范文網

相同的地方：住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。J4x子文庫范文網

不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發布會或者酒會。J4x子文庫范文網

展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進行，那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mx3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃：展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。J4x子文庫范文網

如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，那么場地租賃的預算就很難預測了——通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關。J4x子文庫范文網

如何做好會議場地預算J4x子文庫范文網

在做會議場地預算時，應考慮到以下幾方面的費用：J4x子文庫范文網

一、會議場地租賃費用J4x子文庫范文網

會議場地租賃費用是整個會議場地費用的最大支出，一般費用的多少與場地酒店星級，會議規模，會議場地的地理位置等有關。至于要租怎樣的會議場地，要根據公司的會議性質來定。J4x子文庫范文網

通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內，比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。J4x子文庫范文網

二、會議設施租賃費用J4x子文庫范文網

此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求，否則可能影響會議的進行。J4x子文庫范文網

三、會場布置費用J4x子文庫范文網

如果不是特殊要求，一般會場布置費用是包含在會場租賃費用中的。如果有特殊要求，需要和場地方溝通，談具體的費用。J4x子文庫范文網

四、其他支持費用J4x子文庫范文網

這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。 基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉 且服務專業的支持。J4x子文庫范文網

對于會議場地及會議配套設備的預算，主辦方應在考察場地時了解是否需要收費，收費的話價格又是怎樣，并盡可能細化各項要求，單獨與場地方簽訂服務協議。J4x子文庫范文網